Qui n'a jamais perdu plusieurs heures à rechercher un document, en ne sachant pas s'il était stocké sur le serveur de fichiers, sur l'intranet ou accessible par l'intermédiaire d'une application ? Probablement personne. Pour répondre à cette problématique réelle, il existe des moteurs de recherche spécialisés pour les entreprises : on parle d'Enterprise Search.

Grâce à l'Enterprise Search, les employés d'une entreprise sont en mesure de trouver la bonne information, très rapidement, et peu importe la source de données.

Avant de rentrer dans l'intérêt d'une telle solution, partons du constat suivant : les entreprises utilisent et créent au quotidien des quantités de données plus ou moins importantes.

Ces données correspondent à des informations, qui selon leur nature, sont stockées sur un serveur de fichiers, dans une base de données, sur un intranet SharePoint, dans les e-mails, etc... Ce qui est tout à fait normal, car les pratiques évoluent avec le temps et les entreprises sont susceptibles d'intégrer de nouveaux outils pour gagner en productivité. Pour être précis et faire le lien avec les exemples cités ci-dessus, ces données peuvent être structurées comme c'est le cas dans une base de données, ou non structurées, comme dans un document Word, des emails ou les messageries instantanées.

Au quotidien, les salariés d'une entreprise ont besoin d'accéder à ces informations, mais bien souvent la recherche d'une information est associée à une perte de temps. En effet, pour trouver l'information, il faut déjà savoir où elle est stockée. Plusieurs études affirment que les salariés peuvent perdre plusieurs heures par semaine à rechercher des données : une mauvaise nouvelle en termes de productivité.

L'Enterprise Search et l'Intelligent Search

Avec la mise en place d'une solution d'Enterprise Search, les employés peuvent bénéficier d'une vue d'ensemble des informations, c'est-à-dire d'une vue unifiée, sans pour autant se débarrasser des applications et des différentes sources de données. En fait, la solution d'Enterprise Search va se connecter sur vos différentes sources de données afin de réaliser un important travail d'indexation pour vous permettre de trouver facilement la bonne information, au bon moment. En complément, une telle solution permettra de catégoriser les données selon divers critères.

Un moteur de recherche d'entreprise doit être en mesure de se connecter à une multitude d'applications pour lire les données, donc ces solutions prennent en charge plusieurs centaines de connecteurs et de formats de documents. C'est important puisque dans une même entreprise, on peut avoir besoin de se connecter à une bonne dizaine de sources de données.

Maintenant, je vais vous parler du principe de l’Intelligent Search qui va permettre de rendre la fonction de recherche encore plus performante et pertinente. Autrement dit, l'Enterprise Search se retrouve dopée avec de l'intelligence artificielle.

L'intelligent Search, ou recherche intelligente, s'appuie sur de l'intelligence artificielle et du machine learning afin de mieux interpréter la recherche d'un utilisateur et d’augmenter la pertinence des résultats obtenus. En complément, certains éditeurs s'appuient sur le traitement du langage naturel (NLP).

Par exemple, la recherche pourra être réalisée en plusieurs langues, permettant à l'employé d'utiliser sa langue maternelle. Il pourra aussi poser une question de manière naturelle, plutôt que de saisir quelques mots clés. En fait, on peut dire que le moteur de recherche devient plus flexible à l'utilisation, tout en étant plus précis grâce aux différents algorithmes.

La gestion des données est un véritable enjeu pour les entreprises ! Grâce à l'Enterprise Search et l'Intelligent Search, les employés ont un meilleur accès à l'information, ce qui leur permet de gagner en productivité et en réactivité !

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