Depuis quelques semaines, j’ai repris la gestion des licenciés pour mon club de basket.

Ça se gérait auparavant sur un cahier, chaque responsable avait sa page où noter les joueuses & joueurs de son équipe avec les coordonnées.

Vous vous doutez bien que le cahier a ses limites :

• où est-il au moment où j’en ai besoin ?
• qu’est-ce qui est écrit ici ?
• comment je trouve en 10 secondes ceux qui n’ont pas réglé leur cotisation ?
• est-ce que je ne vais pas me tromper en recopiant cette adresse email ?
• …

Nos besoins

Rien de bien extraordinaire :

• recenser les licenciés
• lister les adhésions à jour / pas à jour

Avec Galette, on fait tout ça. Simplement. J’ai quand même envoyé une mini doc aux responsables d’équipes qui devront prendre en main l’outil. Je vais la partager avec vous, vous n’aurez plus qu’à copier / coller si vous mettez Galette en place. Concernant les cotisations, c’est moi qui les note dans Galette, c’est pourquoi je n’explique pas comment faire.

Changer le mot de passe

Cliquez sur « Mes informations » dans la colonne de gauche, puis sur « Modification » à droite de votre écran. Vous devrez renseigner le champ « Mot de passe » (et sa confirmation juste en dessous, pour être sur que vous ne vous êtes pas trompés, on sait jamais hein ).

Lister les adhérents

Dans la colonne de gauche, cliquez sur … « Liste des adhérents ». Logique.

Légende :

• les lignes en rose / rouge sont les adhérents n’ayant pas réglé leur cotisation pour la saison en cours. Pas biiien.
• les lignes en vert sont les adhérents ayant réglé leur cotisation pour la saison en cours. Biiien.
• les lignes en gris sont les adhérents n’ayant jamais réglé de cotisation. Donc soit ce sont des nouveaux licenciés, soit ce sont des licenciés dont je ne sais pas si leur cotisation a été réglé l’an passé. Vraiment pas biiien.

Vous pouvez cliquer sur chaque adhérent et consulter / modifier ses coordonnées.

Filtrer les adhérents

Dans la liste des adhérents, il y a un formulaire dans le haut de la page pour filtrer. Vous pouvez facilement retrouver les membres retardataires du groupe « Séniors A ».

Ajouter un adhérent

Il est maintenant obligatoire pour chaque responsable d’équipe de recenser les nouvelles personnes de son équipe. Vous devez donc cliquer sur « Ajouter un adhérent » dans la colonne de gauche. Renseignez un maximum d’informations svp. L’adresse email est vivement conseillée pour chaque licencié.

Groupes

Un groupe représente une équipe. Cliquez sur « Gestion des groupes » dans la colonne de gauche, puis sur le nom de votre équipe. Il y a un onglet « Adhérents » qui vous permet de lister les membres d’une équipe.

Cotisations

Vous pouvez aussi consulter toutes les cotisations réglées en cliquant sur « Liste des contributions ».

Pour la mise en place de Galette, rien de bien compliqué, c’est une appli PHP qui a besoin d’une base de données MySQL.

Nous avons une centaine de licenciés dans notre club, et j’ai pas du me taper la création de tous les comptes, car la FFBB (Fédération de basket) nous propose un export CSV de nos licenciés. Et comme Galette accepte l’import …
J’ai crée des champs supplémentaires pour chaque fiche adhérent (par exemple, le numéro de licence).

La suite

Aujourd’hui, on n’utilise pas encore l’envoi d’emails depuis Galette. Ça nous permettrait de relancer les retardataires, de prévenir de telle ou telle manifestation, etc.

Deux raisons à ça :

• nous n’avons les adresses que d’un tiers des licenciés
• les mails envoyés partent majoritairement en spam, je n’ai pas encore creusé plus loin que ça pour l’instant.

J’espère donc pouvoir mettre ça en place durant la saison, ce qui nous simplifiera encore un peu plus la tâche.

Les manques

Forcément, tout n’est pas parfait. Les deux soucis que je vois pour l’instant :

• comme on peut donner la possibilité à chaque licencié de se connecter (pour qu’il puisse modifier ses informations), l’adresse email est unique. Mais dans notre cas (et dans le cas de beaucoup d’assos je pense), on a plusieurs membres d’une même famille dans notre club, et les enfants ont souvent l’adresse email des parents. Donc impossible de renseigner la même adresse pour chacun de ces licenciés.
• l’agenda. Gros gros manque. Du coup, je vais devoir trouver une application différente pour ça, mais pour une asso, gérer des événements est indispensable. Et j’aurais bien vu ça nativement dans Galette. Dommage.

Autres solutions

Piwam : je l’avais déjà utilisé il y a quelques années maintenant, le projet est mort. Dommage, c’était pas mal parti.

Garradin : semble faire la même chose que Galette. Je ne sais plus pourquoi je n’ai pas accroché lors de mes tests, mais ça semble faire le boulot.

(Crédit photo elpadawan)

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Original post of Nicolas Lœuillet.Votez pour ce billet sur Planet Libre.